VD-assistent till Hälsohögskolan - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om jobbet

Hälsohögskolan vid Jönköping University söker en kvalificerad VD-assistent som vill ta en nyckelroll i att stödja VD och ledning samt bidra till en professionell, effektiv och rättssäker verksamhet. 

Som VD-assistent är du ett strategiskt och operativt stöd till VD och arbetar nära ledningen i både övergripande som löpande frågor. Du planerar, samordnar och kvalitetssäkrar administrativa processer samt hanterar ärenden och kommunikationsflöden inom Hälsohögskolan. Genom ditt arbete bidrar du till struktur, god framförhållning och hög kvalitet i ledningsarbetet. 

I uppdraget ingår att planera, boka och förbereda VD:s interna och externa möten samt att ta fram och sammanställa beslutsunderlag såsom presentationer, rapporter, avtal och andra handlingar. Du ansvarar för diarieföring, dokumenthantering och protokoll samt säkerställer att arbetet bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning, interna styrdokument och god förvaltningssed. 

Rollen innebär också att fungera som ett nav i informations- och kommunikationsflödet kring VD och ledningen, både internt och externt. Du koordinerar arbetet i ledningsgrupper, nämnder och bolagsstyrelser samt ger praktiskt och operativt stöd i form av reseplanering, kalenderhantering, representation och fakturahantering. 

Vill du vara en del av en organisation som sätter människan i fokus? Vid Jönköping University (JU) arbetar vi utifrån vår vision ”People First”, där vi strävar efter att skapa en inkluderande och hållbar framtid för studenter, personal och samhället i stort. Genom ett tillitsbaserat arbetssätt stärker vi vårt samarbete och förmågan att möta framtidens utmaningar.

Vad kan vi erbjuda?

Hos oss får du ett kvalificerat och ansvarsfullt uppdrag i en kunskapsintensiv miljö.  

Vi erbjuder: 

• En central och förtroendefull roll nära VD och ledning 
• Möjlighet att arbeta både strategiskt och operativt i en stimulerande akademisk miljö 
• Möjlighet att bidra till utveckling och digitalisering av administrativa processer 
• En professionell och välkomnande arbetsplats. VD-kansliet kännetecknas av god laganda där kvalitet och arbetsglädje går hand i hand. Även när tempot är högt arbetar vi lösningsorienterat, delar kunskap och stöttar varandra – och vi har roligt på jobbet! 
• Ljusa lokaler med utsikt över Jönköpings takåsar, en inspirerande miljö som bidrar till både trivsel och fokus i arbetet.  
• Bra villkor och förmåner, exempelvis förmånliga statliga avtal när det gäller löne-, pension- och anställningsvillkor. Läs mer på ju.se

Vem söker vi?

Vi söker dig som har en mycket god administrativ förmåga och som trivs i en roll med stort ansvar och många kontaktytor. Du är strukturerad, noggrann och har lätt för att prioritera även när tempot är högt.

Kvalifikationer:

• Högskoleexamen inom administration, statsvetenskap, ledarskap, kommunikation eller motsvarande kompetens förvärvad genom arbetslivserfarenhet
• Flerårig, aktuell och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete på central nivå, gärna inom offentlig sektor, särskilt högskolesektorn
• Dokumenterad erfarenhet av ledningsstöd eller chefsnära administration
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• God digital kompetens och systemvana samt intresse för digitaliseringens alla möjligheter, inklusive utvecklingen inom AI

Erfarenhet inom följande områden är meriterande:

• Diarieföring, dokumenthantering och arbete enligt offentlighet‑ och sekretesslagstiftning
• Mötesadministration, protokollskrivande och framtagande av beslutsunderlag
• Samordning av kontakter med styrelser, nämnder, myndigheter och externa aktörer
• Koordinering av ledningsgrupper, remisser och tidskritiska ärenden

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du serviceinriktad, initiativtagande och lösningsfokuserad. Du har hög social kompetens, är lyhörd och bygger förtroendefulla relationer. Du arbetar självständigt med gott omdöme, är trygg i stressade situationer och hanterar konfidentiell information med största integritet. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Villkor

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start snarast eller enligt överenskommelse. Reglerad arbetstid med flex. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Ansökan

Välkommen med din ansökan via vårt rekryteringssystem Varbi senast den 22 mars. 

Hälsohögskolan är en del av Jönköping University och ger akademiska utbildningar inom hälsa, vård och socialt arbete. Hälsohögskolan har en omfattande samverkan med det omgivande samhället såväl regionalt som nationellt och internationellt. Därigenom byggs en stark och attraktiv akademisk miljö samtidigt som Hälsohögskolan medverkar i samhällets förnyelse och utveckling.