Högskoleservice, Planeringsavdelningen

Högskoleservice är en del av Jönköping University. Med vår stora bredd tillhandahåller vi väsentligen all stödverksamhet. Förutom Högskolebiblioteket och infrastruktur i form av byggnader och nätverk erbjuder vi bland annat studieadministration, studie- och karriärvägledning, IT-service, vaktmästeri, kommunikation och marknadsföring samt ekonomi- och personaladministration. Hos oss får du en stimulerande och dynamisk arbetsmiljö där du träffar många människor och har stora möjligheter att utvecklas.

Planeringsavdelningen vid Högskoleservice har ca 15 kollegor. Vid avdelningen finns, förutom arkiv, kollegor som arbetar inom registratur, upphandling, juridik, GDPR, hållbar utveckling, analyser och verksamhetsutveckling.

Efter rekrytering kommer funktionen för arkiv och registratur att bestå av två arkivarier och tre registratorer. Du kommer tillsammans med dina kollegor arbeta med att utveckla och ge stöd för arkiv- och informationshantering till våra olika bolag som finns inom JU.

 

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta nära DSO och CISO med att ge stöd till högskolans medarbetare och chefer för effektiv och säker informationshantering i vår organisation. Arbetet inkluderar att ta fram och förvalta informationsmodeller, informationshanteringsplaner, och strategi för bevarande av digitala handlingar. Som arkivarie har du ett ansvar för att värdera och bedöma vilken information som ska sparas för framtiden, hur information ska upprättas, bevaras samt upprätta planer för hantering och vårdande av dokument.

JU har sedan en tid tillbaka infört e-arkiv och arbete med utveckling och förbättring pågår fortlöpande. Kopplat till denna omställning har du som arkivarie en nyckelfunktion genom att tillsammans med kollega i funktionen leda arbetet med övergången från fysisk till digital arkivering.

Som arkivarie är du en viktig stödfunktion till alla kollegor vid JU som i sina yrkesroller och verksamheter skapar dokument och dagligen arbetar med informationshantering med alla därtill kopplade utmaningar. I verksamheter vid JU finns det också en mycket stor variation i kompetenser och uppdrag som konstituerar den miljö som våra arkivarier arbetar i och samverkar med.

Exempel på löpande arbetsuppgifter:

  • Ansvar för löpande arkivarbete och utveckla användningen av arkiven på ett sätt som gör dem tillgängliga för verksamheten, forskning och utbildning.
  • Kravställning rörande arkivering vid upphandling, utveckling, förändring och avveckling av IT-system.
  • Framtagning, utveckling och anpassning av XML-scheman för e-arkivering
  • Framtagning och förvaltning av styr- och stöddokument för informationshantering och arkiv.
  • Leda leveransprojekt till JU:s e-arkiv inklusive rådgivning om exempelvis formatkonvertering och validering av informationsuttag till verksamheter och kollegor vid JU:s olika bolag.
  • Genomföra bevarande- och gallringsutredningar av IT-system.
  • Ge råd och stöd samt utbilda kollegor vid JU i arkiv- och informationshanteringsfrågor.
  • Bevaka att arkiven vid JU förvaltas effektivt och på bästa sätt.
  • Uppföljning av informationshanteringsplaner i samarbete med registratur och målgrupper.

 

Kvalifikationer

Vi söker dig med akademisk utbildning om minst 60hp inom arkivvetenskap eller motsvarande utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har goda kunskaper om de lagar och förordningar som styr verksamheten vid JU och arkivariers funktion och ansvar. Detta inkluderar kunskaper och kompetens om regelverk för arkiv, offentlighet och sekretess samt verksamhetsbaserad arkivredovisning.

JU har en tydlig internationell prägel vilket ställer krav på mycket goda kunskaper i såväl tal samt skrift på både svenska och engelska.

Som arkivarie behöver du trivas med att både arbeta självständigt och tillsammans med andra. Du behöver ha en förmåga att arbeta på ett strukturerat sätt, ha lätt för att kommunicera och samarbeta med andra. Du behöver vara analytisk, ha förmåga att förmedla information på ett tydligt och enkelt sätt och vara kvalitetsmedveten.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper och lämplighet.

 

Information

Anställningen är tills vidare på heltid med start enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas för denna tjänst om inget annat överenskommes.

Arbetstidsvillkor: Reglerad arbetstid, flex. Kollektivavtal och individuell lönesättning tillämpas.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligt men bestämt alla samtal om annonserings- och rekryteringshjälp.

 

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2021-08-09

Bilagor föredras i PDF-format och skall omfatta:

  • cv och personligt brev
  • styrkt meritförteckning
  • referenser.
Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Jönköping
Län Jönköpings län
Land Sverige
Referensnummer 2021/2416-211
Kontakt
  • Lars Pettersson, +46 36-10 1000
Facklig företrädare
  • Thomas Axelsson, ST, +46 36-10 1076
  • Sofia Nodén, Saco-S, +46 36-10 1037
Publicerat 2021-06-03
Sista ansökningsdag 2021-08-09

Tillbaka till lediga jobb